Блог Викиум

Как работать сидя дома и зарабатывать деньги? Пожалуй, это самый животрепещущий вопрос сегодня. Вы находитесь на карантине или соблюдаете самоизоляцию? Вы можете работать дома на удаленке, но не совсем понимаете, как это делать? Прежде всего, чтобы не терять прибыль в режиме изоляции, нужно правильно организовать работу своей команды. Разберемся, как настроить бизнес в условиях работы из дома и заставить его приносить прибыль.

1. Организуйте в сети рабочее пространство.

Перед сотрудниками должны стоять чёткие задачи, каждый должен понимать, за что именно он отвечает, за что отвечают другие. Чтобы добиться эффективного разделения труда и полноценной связи сотрудников, которые вынуждены работать, не выходя из дома, понадобится следующее:

•     Таск-менеджер. Приложение, с помощью которого можно распределять задачи на всех сотрудников, и в течение дня следить за их выполнением. Наиболее популярные менеджеры задач на сегодня – Asana, Basecamp, Redmine.
•     Онлайн календарь. В нем можно отмечать важные события, время звонков или сделок, а также настраивать рабочий график персонала. Один из самых доступных вариантов – Google Calendar.
•     Общие чаты в Viber или WhatsApp. Они помогут сотрудникам скоординироваться при решении конкретных задач.
•     Облачные хранилища для обмена файлами и ссылками. Проще дать ссылку, чем отправлять объемные файлы коллеге.

2. Настройте сотрудников работать по принципу «дисциплина важнее всего».

Будьте готовы к тому, что для части персонала переход на удаленную работу – это повод расслабиться и начать безответственно относиться к своим задачам. Поэтому важно четко оговорить график работы и постоянно держать коллег на связи. Работая на компьютере дома, пусть они отчитываются каждый час о проделанной работе, заранее предупреждают об отгулах или других обстоятельствах. Проводите перед началом рабочего дня общую планерку, на которой ставьте задачи, а перед окончанием работы отмечайте тех, кто с ними успешно справился.

3. Организуйте общение в чатах.

В большом потоке сообщений будет сложно быстро найти нужную информацию, к тому же лишняя информация не должна отвлекать персонал от поставленных вопросов. Имеет смысл создавать несколько бесед и каждую посвятить определенной тематике. Например, чат для общения подчиненных, для решения важных вопросов, для решения текущих задач, и так далее. В тоже время увлекаться общением в интернете не стоит, какие-то вопросы можно решить, связавшись с сотрудником по телефону или видео-звонку.

4. Обеспечьте всех сотрудников информацией.

Ситуации случаются разные. Одни сотрудники уходят, их заменяют другие. Кто-то может заболеть или не выйти на работу по иным причинам. Важно обеспечить полной информацией как новых сотрудников, так и остальной персонал. Создайте электронные документы со всей рабочей информацией и обеспечьте коллективу свободный доступ к ней. Назначайте новым сотрудником кураторов, предлагайте им обязательный для изучения материал о работе компании и следите за их успехами.

5. Уделяйте время видео-звонкам.

Общение в чате может решить далеко не все вопросы, к тому же сотрудникам будет легче воспринимать рабочий процесс с большей серьезностью, если периодически они будут лицезреть начальника и получать от него нагоняй или похвалу. Помните, что зрительная информация воспринимается на 90% лучше, чем сухие сообщения в командных чатах. Организуйте регулярное видео-общение с коллективом, проводите конференции хотя бы раз в неделю, оговаривайте основные моменты, выполнение задач и планы на следующую неделю.

6. Правильно формулируйте задачи.

Каждый сотрудник должен четко понимать, какую работу он должен выполнить, как и в какие сроки. Помните, что домашняя обстановка часто расслабляет людей и не даёт им полностью сосредоточиться на своих обязанностях. Старайтесь ограничивать работу жесткими временными рамками, следите за ее выполнением.

7. Переведите работу на электронную форму.

На работе возникают разные вопросы, требующие личного присутствия начальника. В связи с изоляцией решать такие вопросы будет непросто, если заранее их не автоматизировать. Организуйте рабочий процесс так, чтобы вам не пришлось ехать за документами на подпись в другой конец города. Используйте принтеры и сканеры для решения текущих вопросов.

8. Обеспечьте эффективную систему контроля над подчиненными.

Контролировать работу персонала нужно с умом. Не стоит перегружать сотрудников откровенно лишней работой, давить на них, или придерживаться негативно мотивирующей системы управления. Решите для себя, что вам важнее – процесс или результат. Требуйте от сотрудников отчета по работе не чаще двух раз в день, утром и вечером. Если этот отчет будет вас удовлетворять, не нужно слишком часто проверять или допрашивать сотрудника, это будет только отвлекать его от задач и создавать ненужное напряжение.

9. Используйте CRM для работы отдела продаж.

Это особое программное обеспечение, которое позволяет контролировать общение с клиентами от первого звонка и до момента продажи. В режиме удаленной работы CRM – это буквально спасение для отдела продаж. С ее помощью человеческий фактор сводится к минимуму: менеджеры не страдают от изобилия шаблонных операций, и всегда могут быстро узнать, на каком этапе находится сделка. Для руководителя предусмотрена возможность увидеть эффективность работы каждого специалиста и при необходимости принять меры по перераспределению нагрузки.

10. Организуйте общение с клиентами через CRM

Существуют разные программы автоматизированного управления отношениями с клиентами, в том числе и такие, которые позволяют общаться с клиентами напрямую в случае необходимости. CRM со встроенной телефонией позволяет подключить голосовое общение, чаты на сайте, в мессенджерах.

Теперь вы знаете, как надо работать во время карантина на дому. Это не так сложно, если изначально подойти к процессу организации удаленной работы обстоятельно. Удаленная работа может быть эффективной и приносящей прибыль. А еще на удаленке появляется больше времени для саморазвития и улучшения способностей мозга. В перерывах и после рабочего дня хорошо потренировать мозг, поработать над внимательностью, запоминанием, логическим и аналитическим мышлением. Рекомендуем тренажеры Викиум, благодаря которым мозг начинает работать продуктивнее.