Блог Викиум

• • Анна Липатова

    Автор Викиум

«Ваша работа состоит в том, чтобы выяснить, в чем состоит ваша работа, а затем — всецело посвятить себя ей» — Будда

В условиях высоких скоростей современной жизни эту цитату можно понимать не как поиск предназначения, а скорее как способ фильтровать бесконечный поток сыплющихся со всех сторон задач.

Всё успевать и сохранить цвет лица поможет GTD.

О методе

GTD — сокращение от Getting Things Done, что в переводе с английского значит «Доведение дел до завершения». Эту концепцию организации времени в 2001 году впервые сформулировал Девид Алленв бестселлере «Как привести дела в порядок».

С тех пор она успела стать «лучшей бизнес-книгой десятилетия» по версии журнала Time, получила положительные отзывы в The Guardian, BBC News, CNN, а текст перевели на 23 языка.

Главная идея книги в том, чтобы освободить мозг от всего лишнего и заранее знать, что конкретно нужно сделать.

«Какое следующее действие нужно совершить?»

Чтобы доводить дела до завершения, Аллен предлагает хранить максимум информации вне головы.

Варианты носителей: стикеры, блокнот, заметки, планеры, приложения. Выбирайте, что больше нравится. Главное — чтобы носитель был один, и вам не пришлось бы вспоминать, где ещё записаны задачи.

5 шагов к работе с информацией по GTD

Шаг 1. Сбор

Здесь всё просто: выбрали носитель — не стесняйтесь закидывать в него всё, что нужно сделать. Так вы создаёте первый и самый крупный список Inbox (с английского — «входящие»).

Задачи нужно формулировать через глагол:

• Поздравить маму (а не «день рождения мамы»),
• Встретить курьера (а не доставка),
• Сходить на встречу (а не просто «встреча»).

Когда вы понимаете, что конкретно нужно сделать, вам легче это осуществить.

Шаг 2. Обработка

Вы фильтруете задачи в несколько подходов:

• Первый: время на задачу. То, что можно решить за одно действие, решаем незамедлительно, что нет — переносим в отдельную папку с заголовком «Проекты».
• Второй: кто может выполнить. Если только вы — это один список, если нет — подумайте, что можно делегировать.
• Третий: есть ли у задачи срок. Так календарь заполняется задачами с конкретной датой, если срока нет, переносим их в список с заголовком «Когда-нибудь».

Шаг 3. Организация

Она начинается уже на этапе обработки. По сути это перетаскивание задач по спискам:

• Быстрых дел/Сегодня;
• Дел на завтра;
• По проектам;
• Важных и несрочных дел и так далее.

Расставить приоритеты помогут:

1. Матрица Эйзенхауэра: когда вы ранжируете все задачи по важности и срочности, получая на выходе 4 приоритета (важное и срочное; важное, но не срочное; не важное, но срочное; не важное и не срочное).
2. Метод Айви Ли: в конце дня вы можете на один день с вечера написать только список из шести важных дел и далее утром концентрируетесь только на одном, не отступая, пока не закончите его полностью.

В этом шаге важно ещё раз глазами пробежать по спискам, чтобы проверить, что всё на своих местах.

Шаг 4. Обзор

Задачи нужно пересматривать: одни раз в месяц, другие — каждый день. То, что теряет актуальность, удаляется из списков.

Шаг 5. Действия

Любой план имеет смысл, если задачи выполнять. Поэтому дерзайте.

Рекомендации при работе с GTD

1. На один слот времени планируйте одну задачу, многозадачность снижает эффективность.
2. Все нужные документы/комментарии/изображения добавляйте сразу, как только заносите задачу, чтобы к моменту выполнения у вас было всё необходимое.
3. Используйте один ресурс для хранения задач и сопутствующей информации, чтобы не тревожиться, что вы что-то потеряли.

Сервисы для работы по GTD

• Официальный сервис Doit.im: можно скачать на компьютер или телефон, можно работать через браузер.
• Планеры и органайзеры, в которых легко реализовать систему GTD: Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized.
• Подойдут и просто Calendar и Google Docs, заметки на смартфоне, главное — обеспечить синхронизацию устройств, чтобы в случае разрядки/утери гаджета вы сохранили доступ к своим спискам.

Планирование и выполнение дел — не только способ быть молодцом, но и возможность высвободить в рабочей неделе пространство для себя и того, что действительно нравится.

Когда у вас все ходы записаны, вы держите жизнь под контролем и снимаете ненужную тревогу, что особенно актуально в условиях неопределённости. Это позволит в любых обстоятельствах шаг за шагом продолжать двигаться к целям.

Обрести опору и найти энергию на эти цели поможет курс Max Mentality.