Что такое GTD

- Анна Липатова
  
  Автор Викиум

«Ваша работа состоит в том, чтобы выяснить, в чем состоит ваша работа, а затем — всецело посвятить себя ей» — Будда

В условиях высоких скоростей современной жизни эту цитату можно понимать не как поиск предназначения, а скорее как способ фильтровать бесконечный поток сыплющихся со всех сторон задач.

Всё успевать и сохранить цвет лица поможет GTD.

О методе

GTD — сокращение от Getting Things Done, что в переводе с английского значит «Доведение дел до завершения». Эту концепцию организации времени в 2001 году впервые сформулировал Девид Алленв бестселлере «Как привести дела в порядок».

С тех пор она успела стать «лучшей бизнес-книгой десятилетия» по версии журнала Time, получила положительные отзывы в The Guardian, BBC News, CNN, а текст перевели на 23 языка.

Главная идея книги в том, чтобы освободить мозг от всего лишнего и заранее знать, что конкретно нужно сделать.

«Какое следующее действие нужно совершить?»

Чтобы доводить дела до завершения, Аллен предлагает хранить максимум информации вне головы.

Варианты носителей: стикеры, блокнот, заметки, планеры, приложения. Выбирайте, что больше нравится. Главное — чтобы носитель был один, и вам не пришлось бы вспоминать, где ещё записаны задачи.

5 шагов к работе с информацией по GTD

Шаг 1. Сбор

Здесь всё просто: выбрали носитель — не стесняйтесь закидывать в него всё, что нужно сделать. Так вы создаёте первый и самый крупный список Inbox (с английского — «входящие»).

Задачи нужно формулировать через глагол:

Поздравить маму (а не «день рождения мамы»),
Встретить курьера (а не доставка),
Сходить на встречу (а не просто «встреча»).

Когда вы понимаете, что конкретно нужно сделать, вам легче это осуществить.

Шаг 2. Обработка

Вы фильтруете задачи в несколько подходов:

Первый: время на задачу. То, что можно решить за одно действие, решаем незамедлительно, что нет — переносим в отдельную папку с заголовком «Проекты».
Второй: кто может выполнить. Если только вы — это один список, если нет — подумайте, что можно делегировать.
Третий: есть ли у задачи срок. Так календарь заполняется задачами с конкретной датой, если срока нет, переносим их в список с заголовком «Когда-нибудь».

Шаг 3. Организация

Она начинается уже на этапе обработки. По сути это перетаскивание задач по спискам:

Быстрых дел/Сегодня;
Дел на завтра;
По проектам;
Важных и несрочных дел и так далее.

Расставить приоритеты помогут:

Матрица Эйзенхауэра: когда вы ранжируете все задачи по важности и срочности, получая на выходе 4 приоритета (важное и срочное; важное, но не срочное; не важное, но срочное; не важное и не срочное).
Метод Айви Ли: в конце дня вы можете на один день с вечера написать только список из шести важных дел и далее утром концентрируетесь только на одном, не отступая, пока не закончите его полностью.

В этом шаге важно ещё раз глазами пробежать по спискам, чтобы проверить, что всё на своих местах.

Шаг 4. Обзор

Задачи нужно пересматривать: одни раз в месяц, другие — каждый день. То, что теряет актуальность, удаляется из списков.

Шаг 5. Действия

Любой план имеет смысл, если задачи выполнять. Поэтому дерзайте.

Сервисы для работы по GTD

Официальный сервис Doit.im: можно скачать на компьютер или телефон, можно работать через браузер.
Планеры и органайзеры, в которых легко реализовать систему GTD: Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized.
Подойдут и просто Calendar и Google Docs, заметки на смартфоне, главное — обеспечить синхронизацию устройств, чтобы в случае разрядки/утери гаджета вы сохранили доступ к своим спискам.

Планирование и выполнение дел — не только способ быть молодцом, но и возможность высвободить в рабочей неделе пространство для себя и того, что действительно нравится.

Когда у вас все ходы записаны, вы держите жизнь под контролем и снимаете ненужную тревогу, что особенно актуально в условиях неопределённости. Это позволит в любых обстоятельствах шаг за шагом продолжать двигаться к целям.

Обрести опору и найти энергию на эти цели поможет курс Max Mentality.