Блог Викиум

• • Ксения Петровская

    Автор Викиум

Этап завершения совещания выделяется из-за того, что именно он позволяет подвести итоги, установить, все ли поняли, какие были приняты решения. Дополнительно проводится согласование, а также утверждение протокола совещания.

Когда будет детально рассмотрена повестка дня, желательно всё ещё раз проверить, чтобы в дальнейшем не возникло недопониманий или вопросов, проблем. Кроме того, потребуется время на то, чтобы сформировать, затем согласовать, утвердить и потом разослать протокол в рамках совещания. Совещание — это напряжённый и сложный период, который просто требует логического завершения. Поэтому нужно уделить данному процессу совсем немного времени.

Что же делать в тех ситуациях, когда решения принимаются непосредственно во время совещания? Нужен ли в таких случаях этап завершения?

Достичь максимального количества правильных решений без тщательного предварительного анализа достаточно сложно, поэтому вносить их все в протокол не представляется возможным. Соответственно, в протоколе итоговое решение может отличаться от принятых перед этим отдельных решений. Кроме того, в дальнейшем их придётся корректировать и частично или полностью менять.

Также не стоит забывать о том, что руководитель должен в обязательном порядке время от времени преодолевать иллюзию взаимопонимания между сотрудниками, которая будет возникать непосредственно на совещании. Именно поэтому без этапа завершения не получится обойтись. На нём в быстром режиме ещё раз повторяется повестка дня, устанавливаются, а также снимаются противоречия, которые до этого момента оставались скрытыми.

Преимущества выпуска протокола во время совещания

Протокол — это специальный документ, который позволяет из обычной встречи или беседы сделать настоящее служебное совещание. Если встречи не будут подтверждены документом, а принятые во время этого решения не будут исполняться в дальнейшем, то это отрицательно скажется на развитии компании. В таком случае лучше вообще не проводить подобные совещания. Точно такое же влияние будет иметь и неправильно составленный протокол.

Огромным минусом многих компаний является то, что между завершением совещания и дальнейшей рассылкой готового протокола проходит довольно много времени. Чем больше этот временной промежуток, тем меньше доверия будет вызывать документ, а его показатель актуальности будет намного ниже.

Также на исполнение принятых решений останется совсем немного времени, могут возникнуть разного рода сложности.

Причиной того, что протокол должен выпускаться непосредственно на совещании является то, что таким образом получится зафиксировать все необходимые решения, установленные формулировки условий исполнения. Если этого не сделать, то произойдёт снижение эффективности совещания, а в дальнейшем работоспособности всей команды.

Многие могут считать, что заниматься составлением протокола должен секретарь, ведь в этом нет ничего сложного. На самом же деле руководитель должен лично всё проанализировать и проконтролировать, возможно, внести изменения или отклонить отдельные формулировки. Только в этом случае получится достичь необходимого результата. В то же время стоит понимать, что процесс построения совещания и его завершающего этапа должен быть правильным и соответствовать определённым правилам, что поможет избежать сложностей в дальнейшем.

Каждому руководителю важно уметь строить отношения с коллективом. Для этого полезно пройти курс «Эффективное общение. Онлайн-интенсив»