Действенные методы оптимизации работы с документами

- Ксения Петровская
  
  Автор Викиум

Вы подходите к своему кабинету и слышите телефонный звонок, сразу же все бросаете и берете трубку. Это позвонил важный клиент, с которым вы долгое время вели переговоры. Он хочет уточнить некоторые моменты в документе, который ему недавно был отправлен. После этого вы начинаете перебирать в спешке множество бумаг, которые находятся на рабочем столе и в очередной раз ругаете себя за то, что не способны на самоорганизацию.

Такие ситуации возникают часто и становятся причиной возникновения разного рода сложностей непосредственно во время выполнения рабочих обязанностей. Если разбирать документы крайне редко, то и результата не будет надолго хватать. Уже через пару дней стол снова будет завален кучей бумаг, в которых невозможно отыскать то, что нужно. Специалисты рассказывают о том, что бумажная работа отнимает практически половину рабочего времени, поэтому необходимо уметь правильно ее организовывать. За счет этого получится значительно увеличить показатель производительности труда. Соответственно, исчезнет необходимость оставаться в офисе сверх нормы или же забирать часть бумаг домой, чтобы потом с ними разобраться.

Как оптимизировать работу с документами

Оптимизация бумажной работы в обязательном порядке должна начинаться непосредственно с организации пространства, в котором происходит весь процесс. Если деятельность имеет прямое отношение к работе с документацией, то необходимо поставить шкаф для документов рядом со столом. Это поможет заметно увеличить производительность и уменьшить раздражительность.

Чтобы бумаги было удобнее хранить, можно использовать специальные глубокие ящики. Они размещаются вертикально, а корешки файлов подписываются, чтобы поиск занимал минимальное количество времени.

Весьма неплохой показатель удобства продемонстрировали специальные настенные карманы, в которые складывают документы. Нормативные акты или специальная литература могут быть расположены на отдельной полке над рабочим столом.

После того как получится правильно и эффективно организовать рабочее место, можно заняться непосредственно систематизацией документов. В первую очередь стоит выбросить все, что не будет использоваться. Это могут быть старые журналы, разнообразные буклеты или черновики и копии. Для всего остального нужно сделать специальные папки. Все они должны иметь название, с помощью которого можно было бы легко и быстро отыскать необходимый документ. Обязательно останется незначительное количество бумаг, которые сейчас не требуются, но еще могут понадобиться, поэтому их нельзя выбрасывать. В такой ситуации составляется список документов, они помещаются в папки и в архив.

На этом процесс оптимизации завершен, но в дальнейшем нужно в обязательном порядке придерживаться данной методики, чтобы снова не наступил хаос. Поддержание порядка не будет отнимать после разборки бумаг много времени и сил, достаточно ежедневно выделять на это несколько минут. А если на рабочем месте порядок, и все нужное находится под рукой, работа доставляет меньше стресса. Еще сократить уровень стресса, восстановить сон и позитивный настрой поможет курс «Детоксикация мозга».