Опенспейс: как побороть врага эффективности

• • 

    Анна Липатова

    Автор Викиум

Кабинеты в офисах кажутся чем-то из прошлого, а вот большие пространства, заставленные столами с перегородками, стали вполне обычным явлением. Но если формат был задуман для уменьшения препятствий в работе, на практике всё происходит иначе. В статье — о том, как не терять продуктивность в опенспейсе.

Плюсы и минусы open space

Из очевидных плюсов:

• Доступность коллег. Вам не нужно звонить и уточнять, когда и кто будет на месте.
• Лёгкость общения. К чему писать письма, если можно быстро лично просить. А ещё текст может неверно передать ваши эмоции.
• Открытость команды. Люди легче находят контакт с теми, к кому привыкли на физическом уровне.

Но эти же плюсы могут стать минусами:

• Когда вы постоянно в доступе, становится сложней отстаивать свои границы.
• Беседа не закрепит договорённостей, чтобы при необходимости к ним можно было вернуться.
• Постоянное присутствие у всех на виду может вызывать тревогу.

Каждый второй сотрудник жалуется на нехватку личного пространства в опенсейсе и неспособность сосредоточиться из-за лишнего шума.

Более того, общее пространство в длительной перспективе разъединяет. По данным исследований, сотрудники опенспейсов:

• прокрастинируют;
• больше времени тратят на социальные сети и мессенджеры;
• на 67% чаще используют чаты, чем личные беседы;
• если и общаются лично, то не по работе.

Кроме того, для многих произвести впечатление, показать бурную деятельность становится важней эффективной работы. То есть в опенсейсе сотрудники больше внимания уделяют своему внешнему виду, а не содержанию задач.

Снижение памяти и внимания

В опенспейсе на вас действует сразу несколько раздражающих факторов:

• яркий свет;
• объекты в движении;
• звуки;
• чужие эмоции;
• запахи и другие.

Даже если никто не хрустит чипсами у себя за столом, стук пальцев по клавиатуре, звуки принтера и кофемашины перегружают ваши сенсоры.

Больше страдают при этом люди без закреплённого рабочего места. Доказано, что постоянная рабочая зона даже в опенсейсе:

• позволяет легче настраиваться на работу;
• больше запоминать;
• помогает быстрей переключаться с отвлекающих факторов на задачи;

По всем параметрам минусов опенспейса больше, чем плюсов. Даже если работодатель сэкономил на метрах, он потратится на больничные, ведь по статистике в открытых офисах скорость передачи вирусов выше.
Но не стоит во всём винить лишь офисные пространства. Где бы вы ни были, вы будете отвлекаться, просто потому что так устроен ваш мозг.

Эксперимент с изоляцией

Газета Times Signal в 1925 году провела эксперимент с изолирующим шлемом. Главный редактор Хьюго Гернсбек пытался работать в ним же изобретённом устройстве.

Конструкция из массива дерева, обитого пробкой и войлоком, убирала 95% внешних звуков. Более продвинутая версия включила воздушную подушку, чтобы сделать шлем ещё тише. Для устранения визуального отвлечения очки шлема окрашены в чёрный цвет за исключением тонкой полосы, достаточной лишь для того, чтобы видеть лист бумаги прямо перед собой. А чтобы вы не засыпать в такой «упаковке», в шлем подавался кислород из специального баллона.

И что удивительно, даже в этом скафандре человек отвлекался. Сам автор признался, что периодически рассматривал рисунок на обоях или прилетевшую муху. Хьюго также поделился, что его сознание иногда улетало в мысли, не связанные с текущей задачей.

Дело в том, что сама физиология и механизм работы сигнальной системы нашего мозга заточены на отвлечение. Самые древние и «громкие» части гиппокамп с амигдалой нуждаются в постоянном притоке новой информации. Мозг сканирует пространство вокруг себя, это качество и позволило нашему виду выжить. Если информации нет, как в случае с изолирующим шлемом, вы будете подсознательно стараться её получить как извне, так и из обращения к своему «Я».

Как помочь себе в опенспейсе

• Обозначьте границы: когда к вам можно обращаться, а когда — нет. Это могут быть приёмные часы, табличка или любой другой знак.
• Ловите баланс: уходите в переговорные или тихие зоны, если нужно сосредоточиться, попробуйте договориться какие-то дни работать из дома.
• Решайте задачи блоками, делайте перерывы, старайтесь в паузы двигаться.
• Завершайте рабочий день вовремя. Сверхурочные часы только отнимают у вас очки креативности и продуктивности.
• Выполняйте задачи последовательно. Не переходите к новому делу, даже если кто-то утверждает, что это сейчас максимально приоритетно. Как минимум, доведите то, чем занимаетесь, до логического промежуточного завершения, а потом беритесь за следующую задачу.
• Используйте наушники. В них может быть как просто шумоподавление, так и белый шум или приятная вам музыка.
• Договоритесь с коллегами о правилах. Например, что нельзя греть рыбу в микроволновке на общей кухне или есть на работе чеснок.
• Отключите уведомления на телефоне и включите беззвучный режим. То же самое можно попросить сделать коллег.
• Держите физическое и виртуально рабочее место в порядке. Чем меньше объектов будет находиться одновременно в поле вашего зрения, тем меньше будет расходоваться не по назначению дневной ресурс вашего мозга.

Где бы вы ни работали, сохранять продуктивность поможет здоровье. Поэтому следите за продолжительностью и гигиеной сна, пейте больше чистой воды, питайтесь сбалансированно и больше двигайтесь на свежем воздухе в течение дня.

Как мы выяснили, в любых условиях ваш мозг будет отвлекаться. Поэтому важно научиться лучше концентрироваться и переключаться между задачами. Помогут в этом когнитивные тренировки Викиум. Эффективность тренажёров доказана, для результата достаточно 15 минут занятий в день.