Матрица дел Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Многие из нас работают в режиме многозадачности. Мы постоянно сталкиваемся с ситуациями, когда у нас полно дел. Но как определить их приоритетность? И как не запутаться в делах и дедлайнах?

Планировать время непросто. Часть дел переходит на завтрашний день. А следом на них накладываются новые. В результате количество дел становится все большим. Навыкам управления собственным рабочим временем не учат ни в школе, ни в высших учебных заведениях. Однако, учиться никогда не поздно. Мы расскажем об одном из наиболее популярных методов распределения задач.  Эта техника “Матрица Эйзенхауэра”. Этот способ позволит планировать дела, отделать приоритетные задачи от менее приоритетных и тратить гораздо меньше времени на ликвидацию завалов.

Этот простой и популярный в западных странах, способ, получает распространение и у нас.

Немного истории

Матрицу изобрел никто иной, как 34 президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как человек, находящийся на чрезвычайно ответственной должности, он был постоянно занят и каждый день должен был выполнять огромное количество задач разного рода. Чтобы не копить постоянно возникающие задачи, президент постоянно искал простой и понятный инструмента для планирования задач, с которым можно было бы легко работать. После многочисленных изысканий Эйзенхауэр, наконец, нашел способ, который стал универсальным для многих.

Итак, в чем же смысл матрицы?

В распределении задач. Основываясь на простых примерах, вы быстро научитесь отделять главные задачи от менее важных и, наконец, выделять в дневном графике место для личных дел.

Основу матрицы Эйзенхауэра составляют 4 квадранта. Их пересекают 2 оси:

• ось важности
• ось срочности

В 4 квадрата матрица предлагает вписать все дела, которые так или иначе вас волнуют.

Итак квадрант первый. В него вписываем наиболее важные и срочные дела. Создатель этой методики всегда подчеркивал, что если вы грамотно планируете все свои задачи, то этот квадрант должен быть пустым. Но мы только приступаем к работе над матрицей. Если записывать сюда задачи, то стоит обратить внимание на те, которые:

• нельзя не выполнить, потому что это негативно скажется на выполнении поставленных целей
• нельзя не выполнить, потому что это повлечет за собой негативные последствия
• нельзя не выполнить, потому что выполнение этих дел относится к здоровью

Заполняя этот список, самое время вспомнить про делегирование. Если важную и срочную проблему вы можете разделить с кем-то еще: сделайте это, не стесняйтесь попросить помощи.

Квадрант второй. В него предлагается вписать дела важные, но выполнение которых не требует срочности. Это перспективные и действительно важные задачи, от выполнения которых зависит успех. Несмотря на то, что срочность в выполнении этих задач, стоит на втором месте, помните о том, что это вовсе не означает, что про них можно забыть до дедлайна. Имея достаточный запас времени на выполнение, мы подходим к решению задач более обдуманно. Что можно включить сюда?

Следующие задачи:

• имеющие отношение к спорту
• имеющие отношение к планированию задач и оценке эффективности
• которые имеют отношение к работе

Квадрант третий. В него входят срочные, но неважные дела. По большей части в этот список вам предстоит поместить проблемы, которые отвлекают вас на пути к достижению поставленных целей. Например, в этот список стоит вписать не нужные вам, но навязанные начальством, встречи и переговоры, которые никак не повлияют на достижение ваших целей. Сюда же можно записать внезапные домашние проблемы, связанные с поломкой бытовой техники и пр.

Квадрант четвертые. В него Эйзенхауэр предлагает записать неважные и несрочные дела. Это задачи, которые не повлекут за собой никакой пользы. Ими предлагается заниматься только в самую последнюю очередь, или не заниматься вовсе. Такие задачи можно сравнить с элементарными пожирателями времени. Так почему бы вообще не исключить эти дела? Эти дела многим кажутся приятными. И время летит незаметно.

Например, в этот список можно отнести следующее:

• продолжительные разговоры и переписки с друзьями о несущественном
• соцсети, телевизор, компьютерные игры

Конечно, отдыхать и переключаться должен каждый, но в этом случае, лучше уделить время качественным книгам и фильмам или посвятить пару часов любимому хобби.

Как только вы начнете планировать все свой график, основываясь на матрице Эйзенхауэра, вы сумеете более грамотно распределять свои текущие задачи и освободите больше личного времени. Вы будете меньше чувствовать себя уставшими, а выполнение ежедневных рабочих и бытовых дел будет проходить без лишней спешки. Ежедневная тренировка памяти, внимания и мышления поможет достичь успеха быстрее.