Заранее спасибо за ответ: как и зачем избегать манипуляций в деловой переписке
Достаточно часто в рабочей переписке можно встретить следующие фразы: «Здравствуйте, мы вам писали вчера, но вы не ответили, и мы пишем повторно». Такое приветствие в письме мало кому нравится. В этой статье вы сможете узнать, почему часто проявление вежливости выглядит очень фальшиво, и какие фразы в обращении лучше не использовать.
Уважать границы
Часто на работе люди сталкиваются с тем, что начальник начинает выписывать сообщения в пятницу поздней ночью. Текст может быть такой: «Добрый вечер, Татьяна! Как дела? Вы уже, наверное, отдыхаете после продуктивной недели и планируете свой выходной, но я хочу нарушить ваш покой. Я уверен, что такие выходные помогут вам держать себя в тонусе. Мы провели собрание, на котором решили полностью изменить слоган нашей компании. К сожалению, мы не являемся профессионалами в рекламе, поэтому сделали лишь небольшие наброски. Мы отправили вам пример того, что мы хотим видеть, но сделать это нужно очень срочно. К тому же, вы проявляете себя на работе наилучшим образом, и мы уверены, что вы справитесь максимум за 1 час, после чего у вас еще останется масса свободного времени. Заранее спасибо за понимание и оперативность! Хороших вам выходных!». Безусловно, Татьяна быстро выполнит просьбу работодателя, так как это входит в ее профессиональные обязанности. Но делать эту работу человек будет без особого энтузиазма и, возможно, даже с презрением.
Большой проблемой данного письма является лицемерное обращение к Татьяне, так как в письме он желает ей прекрасных выходных и заранее благодарит за оперативность. Однако он сам же испортил человеку эти самые выходные, так как скинул на нее работу в пятницу ночью. Общаясь с Татьяной в подобной манере, работодатель просто хочет отвлечь ее внимание от выполнения работы в выходные, фактически не давая возможности написать отрицательный ответ.
Соблюдение рамок
Для того чтобы поддерживать разговор в деловом формате, необходимо соблюдать рамки. Вы можете общаться на любую тему со своим работодателем или подчиненным при условии, что эта тема касается работы. Если же затрагиваются личные вопросы, происходит нарушение границ.
В деловой переписке нужно проявлять уважение и не принято обсуждать личную жизнь, секс, питание и увлечение. Не стоит также акцентировать внимание на физической форме собеседника, если вы не являетесь тренером по фитнесу.
Безусловно, часто происходит так, что между коллегами завязывается крепкая дружба, но дружить и обсуждать личные темы необходимо строго в нерабочее время. Для того чтобы не смешивать деловую переписку с личной, следует:
- Не желать хороших выходных и не интересоваться, как человек планирует провести или провел отпуск.
- Не обсуждать выпивку, еду и хобби. Исключением может быть плановый выезд на природу всем коллективом.
- Не обсуждать людей, их внешний вид, стиль и манеру поведения.
Оценивать работу, а не человека
В качестве хорошего примера данной ситуации можно привести такое письмо: «Здравствуйте, Ирина! Мы ознакомились с вашей работой, которую вы прислали нам для конкурса, и пришли к выводу, что вы не профессиональны. Такое решение могут предложить исключительно новички, а выполнить декор в подобном стиле может только человек, который вовсе отказывается что-то понимать в своей работе. Я думаю, вам понятно, что наше с вами сотрудничество невозможно. Рекомендуем вам посетить специальные курсы по повышению квалификации, где вы сможете запастись огромным опытом. Хотелось бы пожелать вам всего наилучшего». Главной ошибкой в данном случае стала оценка самого человека, а не работы. Не нужно давать оценку, если вас о ней не спрашивали. Кроме того, письмо-ответ написано достаточно по-хамски. Лучше всего не оценивать работу, а говорить о своих ощущениях, оказывая содействие человеку в поиске основных ошибок. Таким образом вы окажете глобальную помощь, а человек останется благодарным, увидев свои ошибки.
Не писать лишнего
Рабочая переписка не должна содержать никаких личных обсуждений, так как прочитать ее может другой человек. Результатом такой ошибки может стать гнев человека, которого вы обсуждаете. Именно поэтому признательный монолог лучше оставить для вечеринки с лучшими друзьями. Стоит помнить, что работа и личная жизнь должны быть всегда порознь, поэтому никогда не обсуждайте на работе свои личные проблемы, коллег, семью, интимные подробности и прочее. Вы должны понимать, что личная информация, воспроизводимая на работе, рано или поздно откроется большему кругу лиц даже без вашего ведома и согласия.
Не стоит забывать и о том, что деловую переписку нужно вести грамотно с точки зрения русского языка. Курс Викиум «Идеальный русский» поможет повысить уровень грамотности.
