Не всё так срочно: 5 рабочих методов приоритизации

• • 

    Дарина Земляных

    Автор Викиум

Иногда кажется, дел всё больше, а ясности — меньше. В таких условиях возникает соблазн правильно запланировать и успеть всё. Но на самом деле помогает не героизм, а грамотная приоритизация: вы выбираете не чтобы ещё успеть, а что даст наибольший эффект за наименьшее усилие. Ниже — пять методов приоритизации задач и дел, реальные сценарии применения и короткий гид, какой метод лучший именно для вашей ситуации.

1) Правило трёх: ежедневной помощник

Когда применять. Загруженный день и много мелких входящих задач ― что по быту, что по работе.
Как работает. С утра фиксируете 3 результата, которые должны быть достигнуты за день(не процессы, а финиши). Если сделаете всё остальное — это просто приятный бонус.
Пример. В среду руководителю нужно: утвердить макеты, согласовать бюджет, дозакрыть оффер. Входящие письма не «съедают» день, потому что три якоря заданы.
Плюс. Быстро собирает фокус.

Минус. Не подходит для стратегического планирования.

2) Метод Ivy Lee: очередь на завтра за 15 минут

Когда применять. В условиях передозировки встреч и задач, когда нет сил раскидывать недели.
Как работает. В конце дня записываете 5-6 задач на завтра по важности. Утром делаете по порядку. Если не закрыли — переносите «хвост» в конец следующего списка.
Пример. Продакт-менеджер расставляет шесть шагов: от синка с разработкой до письма юристам — без попытки держать в голове всё сразу.

• Плюс. Снижает тревогу, закрывает белый шум.
• Минус. Мало стратегичности, нужна дисциплина.

3) Матрица Эйзенхауэра: что важно, а что ― срочно

Когда применять. Если вы ощущаете себя, как в пожарной части ― всё хронически горит.
Как работает. Разделите лист бумаги на 4 квадранта: важно-срочно (делать сразу), важно-несрочно (запланировать), неважно-срочно (делегировать), неважно-несрочно (удалить).
Пример. «Важное, но не срочное» — подготовка к квартальному отчёту. «Срочное, но неважное» — задача коллеги, с которой он может справиться и сам.

• Плюс. Распределяет все задачи на одной шкале важности и срочности.
• Минус. Иногда оценка важности субъективна.

4) Паррето 80/20: где спрятан максимальный эффект

Когда применять. В условиях многозадачности и когда вы тонете в мелочах.
Как работает. Находим 20% дел, дающих 80% результата. Это ваши ключевые действия. Остальное — в архив задач или переприоритезировать.
Пример. На работе не распыляйтесь на все подряд задачи ― сделайте те, у которых выхлоп больше всего. Например, готовьте не сложные блюда, а простые овощные салаты и отварное мясо ― это и полезно, и просто. Или делайте только основные бытовые дела, приносящие в дом уют и чистоту ― например, мытьё пола, а посудой загрузите посудомойку.
Плюс. Сильный фильтр по ценности. Минус. Нужна предварительная подготовка, иначе легко «угадать» не то.

5) Помодоро для фокуса: приоритет в реальном времени

Когда применять. Приоритет уже выбран, но концентрация сыпется.
Как работает. 25 минут глубокого фокуса и 5 минут паузы. Сделайте 4 таких цикла и уйдите на длинный перерыв.
Пример. Удобно включить режим «помодоро» с самого утра, комбинируя с методами выше как инструмент. Например, важная задачка займёт два «помидора» подряд утром.

• Плюс. Переводит приоритет из списка в действие.
• Минус. Нужен режим полноценного фокуса.

Как выбрать метод под задачу

Методы приоритизации — это не мода, а инструменты управления энергией и временем. Какой метод лучший? Тот, что соотносится с контекстом. Выбирайте под задачу. Возможно, для личного дня вам больше подойдёт правило трёх, а для общей дисциплины себя или команды — Эйзенхауэр. В день мозгового шторма и операционки ― правило трёх и метод Ivy Lee. А если беда с фокусом, то Помодоро может стать вашим двигателем прогресса.

Чтобы приоритеты держались, а вы не отвлекались, полезно прокачать некоторые навыки. Например, целеполагание ― поможет ставить измеримые цели и строить лестницу приоритетов под них. А развитие внимания и скорочтение ― усваивать информацию и удерживать фокус в окнах глубокой работы, быстрее просеивать инфопотоки. И главное — закрепляйте решение ключевым действием: один «помидор» фокуса стоит десятка списков.