Как эффективно организовать передачу дел

• • 

    Алина Панченко

    Автор Викиум

В процессе передачи дел подразумевается, что сотрудник, который увольняется, рассказывает своим коллегам, на каком именно этапе находится его работа, что нужно сделать в ближайшее время, а какие задачи уже были выполнены. Таким образом происходит не только отчет о проделанной работе, но и даются определенные рекомендации, а также поручения преемникам работника. 

Должностная инструкция в большинстве случаев включает перечень рабочих обязанностей того или иного специалиста. Но в этом документе вряд ли получится отыскать информацию, которая касается методов, условий, а также какой-то определенной последовательности выполнения данных поручений. Данная информация часто является основной и играет важную роль в успешности выполненной работы и продуктивности того или иного сотрудника. Одна и та же работа может быть выполнена по-разному, соответственно, и результат будет разным.

Во время передачи дел необходимо понимать, кому именно сотрудник будет передавать информацию о выполненной работе. Если уже подобрали кандидатуру на его место, то тогда все данные передаются этому новому человеку. Иногда кадровый отдел не успевает подобрать наиболее подходящего преемника. В таком случае необходимо предоставить информацию коллеге, который будет временно выполнять эти обязанности. Также дополнительно стоит поговорить с руководителем структурного подразделения. Подойти к процессу необходимо максимально ответственно, ведь от этого во многом будет зависеть дальнейшая работа компании, ее успешность, прибыль и прочее.

В то же время передача дел включает в себя не только непосредственно информирование о возможных методах работы. Необходимо следить за тем, чтобы до момента выхода на рабочее место нового сотрудника, не были потеряны важные документы. Также желательно дополнительно перепроверить, чтобы все было на месте. Дополнительно нужно рассортировать все документы с учетом проектов, степени важности.

Для того чтобы дела были переданы максимально качественно и быстро, больше усилий должен приложить работодатель, а не сам сотрудник, ведь именно первый больше заинтересован в процветании компании. Сотрудник не обязан по закону приходить дополнительно в офис компании или же на предприятие для того, чтобы выполнить передачу своих дел. Если говорить более простым языком, то данное мероприятие должно состояться максимум в последний рабочий день.

Оптимизация передачи дел

Для того чтобы получить или передать дела увольняющемуся руководителю, предварительно нужно согласовать точную дату, порядок и сроки с преемником. При этом недостаточно просто передать документы, планы работы и присутствующие материалы. В таком случае специальная ревизионная комиссия может потребовать проверки финансово-хозяйственной деятельности компании. Данный процесс может проводиться достаточно долгое время. Стоит обратить внимание на то, что передача ключей от кабинета, важной документации не может указывать на то, что новый руководитель уже вступил в свою должность.

Компанией не могут одновременно править два руководителя. Нового человека назначают на должность до момента увольнения старого только в том случае, если преемник должен подробнее изучить дела, настроиться на рабочий процесс, ознакомиться с особенностями деятельности компании.

Для того чтобы руководитель смог полноценно справляться со своими обязанностями, потребуется намного больше времени, чем может показаться на первый взгляд. Очень удобно, когда старый руководитель контролирует работу нового и при необходимости дает тому подсказки, помогает разобраться в разных ситуациях. Именно поэтому многие современные компании практикуют назначение нового сотрудника до увольнения старого, чтобы тот смог ввести своего правопреемника в курс дела. В таком случае одну должность одновременно будут занимать два человека. Стоит отметить важный момент — в передаче и приеме дел новый сотрудник принимает участие исключительно в добровольном порядке. Грамотная передача дел — залог успешной дальнейшей деятельности компании.

Напоследок хочется отметить, что грамотный руководитель поддерживает хорошие отношения с сотрудниками вплоть до их ухода из компании. Уход сотрудника должен быть комфортным как для него самого, так и для коллег, и компании в целом. Именно поэтому очень важно правильно общаться с коллективом. А научит этому курс «Эффективное общение. Онлайн-интенсив».