Как навести порядок на рабочем столе

• • 

    Анна Липатова

    Автор Викиум

Родители с детства приучали нас быть аккуратными, прилежными и послушными. Порядок — это хорошо, считают и эксперты по продуктивности. Так ли на самом деле, разберёмся в статье.

Творческий беспорядок

Альберт Эйнштейн, Томас Эдисон, Марк Твен, Стив Джобс, Алан Тьюринг и многие другие известные личности заваливали свои столы, и это, кажется, им совсем не мешало.

Но обязательно ли бардак на столе является признаком гениальности? Учёные из Миннесоты провели любопытное исследование. Сначала предложили людям пожертвовать деньги на благотворительность: испытуемые в идеально прибранной комнате проявили больше активности. Затем двум группам предложили решить творческие задачи, и тут результат был примерно равный, но те, что работали в комнате с бардаком, сумели найти более необычные креативные решения. И на третий раз испытуемых просили выбрать между известным и новым продуктом, и люди в менее опрятной комнате оказались смелей и более готовыми экспериментировать. То есть и чистый, и заваленный стол имеет свои плюсы и минусы.

Система 5S

Широко известный японский подход к эффективности производства Kaizen вводит принцип 5S:

• «Сэири» —  сортировка;
• «Сейтон» — аккуратность;
• «Сэисо» — упорядочивание;
• «Сэикэцу» — стандартизация;
• «Сэикэцу» — дисциплина.

Если сильно обобщить, суть сводится к следующему:

• в рабочей зоне должны находиться только необходимые в процессе предметы;
• каждый предмет находится на своём месте (и оно строго очерчено рамкой, что зафиксировано в визуальном стандарте);
• после использования предмет возвращается на своё место;
• в конце рабочего дня сотрудник обязательно сверяет рабочее место со стандартом.

То есть 5S — это максимально строгий порядок. Система показала свою эффективность и широко используется во всём мире, но сами создатели Kaizen предупреждают, что не стоит применять его в домашних условиях.

Истина посередине

Чтобы рассудить спор между порядком и беспорядком, обратимся к особенностям нашего мозга. Любая информация попадает во временное хранилище нервной системы. Объём оперативной памяти человека ограничен 7-ю объектами одновременно. Таким образом, большее их количество в поле зрения перегружает мозг, неважно, взаимодействуете вы с предметом или нет.

Это подтвердили исследования: упорядоченное рабочее место увеличивает объём выполненных задач. Причём речь идёт не только о физическом столе, но и столе виртуальном.

Одновременно наличие зелёных растений или приятного фото в красивой рамке только стимулирует продуктивность.

Следовательно, порядок помогает вам, но в умеренной форме, обрисовывать рамки для хранения ручки было бы лишним.

Советы, как навести порядок на рабочем месте:

• Оставьте только действительно нужное. Даже если у вас мало вещей, но большой чемодан, он в итоге всё равно окажется чем-то заполнен. Проверните этот трюк со своим рабочим пространством: чем меньше стол, тем проще будет организовать на нём порядок. Размещайте столько вещей, сколько вам реально нужно: едва ли вы будете сразу использовать 10 ручек, достаточно лишь одной запасной, остальные пусть отправляются в шкаф.
• Закреплённые места. Используйте полки, контейнеры, держатели, разделители. Это вдобавок облегчит поиск вещей.
• Ревизия. Возвращайте всё на прежнее место в конце рабочего дня, чистите папку «Загрузки», упорядочивайте файлы. Это поможет получить удовлетворение от завершения рабочего дня и завтра быстрее включиться в процесс.
• Зоны. Рабочий стол — место для работы, для еды и отдыха используйте другую зону, если это возможно. Уберите еду, игрушки и даже смартфон, если он постоянно не нужен в работе.
• Рабочие процессы

Организуйте сам характер своей работы:

• Заносите все задачи в один источник: таск-менеджер, блокнот, заметки на телефоне. Исключите случайные листочки и стикеры.
• Создавайте понятную файловую структуру документов, давайте подробные единообразные имена.
• Оцифровывайте всё, что можно оцифровать, а лучше дублируйте файлы компьютера в любое облачное хранилище, чтобы у вас был доступ к рабочим документам в любой ответственный момент.
• Решайте задачи последовательно, ведь эффективной многозадачности не существует.

Мы проводим за рабочим местом большую часть своего дня, поэтому постарайтесь сделать его максимально комфортным и приятным для работы. А чтобы успевать больше и работать продуктивней, тренируйте память, внимание и мышление на тренажёрах Викиум.